會(huì)展活動(dòng)的普遍特征，其整個(gè)系統(tǒng)由名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、組織機(jī)構(gòu)等五大要素構(gòu)成。這五大要素互相聯(lián)系，形成會(huì)展活動(dòng)的功能主體，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生作用。會(huì)展活動(dòng)具有增加地方市場(chǎng)消費(fèi)、協(xié)助提高城市知名度、協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識(shí)提高、協(xié)助拓展商機(jī)、連帶保存文化資產(chǎn)、增加就業(yè)機(jī)會(huì)等六大功能。為了不同程度地實(shí)現(xiàn)這些功能，會(huì)展組織和策劃者將會(huì)展活動(dòng)相關(guān)的各類資源整合成完整的系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的優(yōu)化，從而達(dá)到會(huì)展活動(dòng)成功舉辦的目的。另外展覽會(huì)可能會(huì)安排一些活動(dòng)，包括開幕式、新聞發(fā)布會(huì)、館日、招待會(huì)、研討會(huì)、貴賓訪問、采購(gòu)團(tuán)等等。這些活動(dòng)與展出都有關(guān)系，參展企業(yè)應(yīng)予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。

　　上海展會(huì)設(shè)計(jì)要求

　　1..要簡(jiǎn)潔不要復(fù)雜

　　2.要明確表達(dá)主題，明確傳達(dá)信息

　　主題是參展企業(yè)希望傳達(dá)給參觀者的基本信息和印象，通常是參展企業(yè)本身或產(chǎn)品。明確的主題從一方面看就是焦點(diǎn)，從另一方面看就是使用合適的色彩、圖表和布置，用協(xié)調(diào)一致的方式以造成統(tǒng)一的印象。

　　3.要從目標(biāo)觀眾的角度做設(shè)計(jì)

　　4.要考慮空間

　　5.要考慮人流安排

　　上海展會(huì)設(shè)計(jì)展會(huì)開幕式作用

　　展覽會(huì)開幕式是展覽最重要的活動(dòng)之一，既有新聞價(jià)值，也有商業(yè)價(jià)值。對(duì)于一般參展企業(yè)，重要的是利用其商業(yè)價(jià)值。邀請(qǐng)人員都是些政府官員、工商名流和新聞?dòng)浾撸陂_幕式當(dāng)天，參觀展覽會(huì)的人有很多是有價(jià)值的商人。參展企業(yè)要充分利用這一點(diǎn)。

　　參展企業(yè)一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。開幕式后的幾小時(shí)是關(guān)鍵的時(shí)刻，對(duì)參展企業(yè)最為重要。重要人物已到場(chǎng)，重要客戶通常在展覽會(huì)開始時(shí)就參觀。他們巡視展覽，如展臺(tái)切實(shí)安排妥當(dāng)就緒，準(zhǔn)備接待客人進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，那么這些重要的客戶在巡視之后，就會(huì)把這樣的展臺(tái)列為接觸對(duì)象。還在施工布置的展臺(tái)則是作反面宣傳，會(huì)失去這些最重要的客戶。了解開幕程序和活動(dòng)，包括開幕式后貴賓參觀路線。做展覽會(huì)組織者的工作，爭(zhēng)取將自己的展臺(tái)包括在貴賓的參觀路線內(nèi)，這將有利于新聞宣傳。確保展臺(tái)人員全到位，確保展臺(tái)人員著裝整潔、精神飽滿。如果需要，做好攝影和攝像準(zhǔn)備。

　　上海展會(huì)設(shè)計(jì)：用于展會(huì)上的資料要認(rèn)真合理發(fā)放

　　1:資料要有針對(duì)性地散發(fā)

　　可以分層次地向目標(biāo)觀眾寄發(fā)。資料可以分為兩類：一類是可以散發(fā)給每一個(gè)參觀者的成本低的材料，包括單頁和折頁資料;另一類是提供給專業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當(dāng)場(chǎng)提供，最好是寄給客戶。

　　2:資料放置、控制

　　供散發(fā)的展臺(tái)資料放在參觀者可以方便拿取的地方。不要擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免參觀者誤以為是展示而不拿取。可以使用資料架(但是要注意擺放位置，不影響展臺(tái)工作，也不要影響觀眾行走)。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺(tái)人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺(tái)上不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費(fèi)。散發(fā)的資料要有數(shù)量控制，以便整個(gè)展覽期間都有正常的供應(yīng)。不要在展覽結(jié)束時(shí)，還剩余很多專門印刷、卻無法用于其他場(chǎng)合的資料或者在展覽還沒有結(jié)束已無資料可以散發(fā)。

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